勤怠管理システムとは？できることや導入のメリットを徹底解説！

従来のタイムカードで打刻する勤怠管理は、管理に時間がかかり効率が悪く、テレワークや出張先からの勤怠管理に対応できません。

手作業で行う勤怠管理は入力エラーや、記録に誤りも生じやすくなります。さらに、過去の勤怠データの保存や検索も困難です。

このような悩みを解決するのが勤怠管理システムです。勤務管理システムを導入すればどんなメリットがあるでしょうか。今回の記事では、「勤怠管理システム」の導入を検討中の方のために、

• 勤怠管理システムでできること
• メリット・デメリット
• 勤怠管理システムの失敗例
• 勤怠システムの導入の仕方

このような内容で、初めての方にもわかりやすく紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

 

 

勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、仕事に出勤した時間や休暇などを記録するものです。その記録を使って、仕事のスケジュールや給料などを管理することができます。また、仕事に出勤した時間や休暇の状況を確認することもできます。これは、パソコンやスマートフォンを使って、いつでもどこでも確認することができます。簡単に言えば、仕事の時間や休暇の管理を楽にするツールのことです。

勤怠管理システムは、基本的にはインターネットに接続したパソコンやスマートフォンなどからアクセスでき、リモートワークにも対応していることが多いです。

 

 

勤怠管理システムでできること

勤怠管理システムを使えば、通常、出勤・退勤時間の記録、休暇申請・承認、残業申請・承認、その他の勤怠データの登録・確認・集計などを行うことができます。

これにより、従業員の出勤・退勤時間や休暇申請、勤怠の記録などを一元管理できます。

従業員はタイムカードやスマートフォンなどから勤怠情報を登録し、経営者は勤怠情報を可視化したり、労働時間や給与管理などに活用することができます。また、休暇申請や承認なども自動化することができ、手間やミスのリスクも軽減されます。

 

具体的には、勤怠管理システムの導入で以下のようなことができるようになります。

 

• 勤務時間の自動記録

• 休暇申請のワークフロー管理

• スケジュール管理

• リモートワーク対応

• 社員の勤怠データの集計と分析

• 人事評価への活用

• 時間外労働の監視と防止

• 部署間のやり取りの改善

• 予算管理への活用

• 給与管理への活用

 

 

勤怠管理システム導入の必要性とメリット

従来のタイムカードの打刻による勤怠管理と比較して、勤怠管理システムの導入には、経営者や従業員にとってさまざまなメリットがあります。

ここで5つのメリットを取り上げましょう。

• 労務管理がしやすくなる

• 不正打刻の防止

• 休暇申請の管理

• 複数の打刻機能が選べる

• さまざまな勤務形態に対応できる

 

労務管理がしやすくなる

タイムカードで退勤を管理する場合、毎月の給与計算の際にデータを手入力しなければなりません。勤怠管理システムは勤務時間のデータを自動で保存できるため、手入力による手間や転記ミスを防ぎ、正確に給与計算を行うことができます。

また、働き方改革に伴う法改正によって、従業員の労働時間を適正に把握するために、適正な記録・保管が義務付けられましたが、勤怠管理システムを導入することで、法律要件に沿って従業員の労働時間の管理が適切かつ容易に行えるようになります。

 

不正打刻の防止

従来の打刻型タイムカードでは、遅刻・早退の時、他人が本人に代わって不正打刻を行うことも可能です。さらに手書きの場合は、遅刻をごまかしたり、不正な記録をつけることも可能です。

しかし勤怠管理システムでは、顔認証・指紋認証など本人しかできない打刻機能を選択できるため、不正打刻を防止することができます。またGPS機能をつけた打刻では、出張先、テレワークでの不正打刻を防ぐこともできます。

 

休暇申請の管理

勤怠管理システムでは、休暇申請・遅刻・早退申請の機能を備えたものを選ぶことができます。

従来は書面で上司に休暇申請し、許可を得るまでに多くの手間と時間がかかりました。しかし、勤怠管理システムではパソコンやスマートフォン上から手軽に休暇申請が行えるようになります。

また勤怠管理システムでは、誰が承認者となるのか、どんなフローで休暇を承認するのかを自由に設定することができます。そして誰が承認待ちなのか、そのフローも見える化することができます。

打刻ミスの修正の申請も従来の方法では非常に手間がかかりましたが、勤怠管理システムを使えば同様の手順で簡素化できます。

 

複数の打刻機能が選べる

勤務管理システムではさまざまな方法で打刻できます。スマートフォンやPCからの打刻に加えて、ICカードや指紋認証・顔認証などの生体認証システム、GPSを利用した打刻などさまざまな機能が選べます。

 

さまざまな勤務形態に対応できる

従来のタイムカードでの勤怠管理は、コロナ禍での在宅勤務やテレワークに対応できませんでした。これも、多くの企業で勤怠管理システムの導入が急増した理由の一つです。

さらにスマートフォンアプリやウェブブラウザなどを使って、社員が外出先でも勤怠の管理ができるという利便性もあります。勤怠管理システムは、出張や直行直帰が多い業務形態の勤怠管理にも柔軟に対応できます。これにより、社員のモビリティー向上やワークライフバランスの改善にも寄与します。

このように、勤怠管理システムの導入で勤務時間の記録ミスや手動での勤怠管理の負担を軽減し、労働環境の改善、労働管理の効率化、予算管理や給与管理などの経営上のメリットが得られます。勤怠管理システムは、「あればいい」というものではなく、経営の効率化にもはや必須のものになっています。

 

 

勤怠管理システムの問題点とデメリット

しかし、勤怠管理システムには以下のような問題点やデメリットがあります。

• 導入コストがかかる

• 操作に慣れが必要

• 情報システムのセキュリティ

• 不具合やトラブル

• 使い勝手が良くないと感じる

 

導入コストがかかる

システムの導入や運用には費用がかかります。また、システムの更新やメンテナンスにも費用がかかります。

多くの場合、月額で一人当たり数百円の利用料がかかるため、従業員の多い企業であれば毎月数十万円のコストがかかることになります。

 

操作に慣れが必要

利用するには操作に慣れる必要があります。特に初めは使いにくいと感じることもあります。製品によっては、外部ツールとの連携が複雑だったり、ボタンの押し間違えに対応できないなどの不満の声も聞かれます。

 

情報システムのセキュリティ

システムに保存される情報は、セキュリティ上の問題になる可能性があります。例えば、ハッキングによって情報が漏洩するなどの危険性があります。

 

不具合やトラブル

システムには不具合やトラブルが発生する可能性があります。

そのため、常に正常な状態を維持するためのメンテナンスが必要です。

多くの場合、勤怠管理システムはクラウドサービスで提供されているため、安いプランのサービスでは、サーバーに負荷がかかりやすく、使用が集中する出退勤の時間に繋がりにくくなるというデメリットもあります。

 

使い勝手が良くないと感じる

システムの使い勝手やインターフェースの設計によっては、使いにくいと感じることもあります。また、利用する端末やブラウザによっても使い勝手が異なることもあります。

製品によってはApple製品に対応していない、など従業員から不満の声が出ることもあります。

勤怠管理システムの種類を目的に応じて比較

勤怠管理システムには様々なタイプがあります。それぞれのタイプは異なる目的に適した機能を持っています。

 

基本的な勤怠管理システム：打刻や休暇申請などの基本的な勤怠管理ができるシステム

 

高機能な勤怠管理システム：高度なレポート機能や給与計算などの機能も持った勤怠管理システム

 

集合的な勤怠管理システム：複数の企業または組織で使用される集合的な勤怠管理システム

 

専用の勤怠管理システム：特定の業種や企業などに特化した専用の勤怠管理システムがあり

 

このように、勤怠管理システムの種類は目的や業種などに応じて異なりますので、それぞれに適したシステムを選ぶことが大切です。

 

勤怠管理システムの提供形態

勤怠管理システムは様々なスタイルで提供されています。

 

クラウドベースの勤怠管理システム: インターネットを使って、企業全体に利用可能なシステム。利用者はPCやスマートフォンなどからアクセスし、データはサーバーに保管される

 

導入済み勤怠管理システム: 企業内に導入されているシステムを改修や拡張することで利用するシステム

 

オンプレミス型の勤怠管理システム: 企業内のサーバーに設置するシステム。利用者は企業内のPCからアクセスする

 

このように、目的に応じて、自社のニーズに最も適した選択肢から選ぶことができます。企業の規模や予算、システムの利用方法などによって、最適な選択が変わります。

関連記事：勤怠管理システムの口コミから見えるユーザーの不満点と選ぶ際のポイント

 

勤怠管理システムの導入手順

勤怠管理システムの導入には手順があります。これらの手順を見ていきましょう。

 

勤怠管理システム導入の目的と必要性の検討

企業にとって、どんな勤怠管理システムが必要でしょうか。勤怠管理システムを導入することで何が改善されるのかをまず明確にすることが大切です。

 

システムの選定と比較

市場には様々な勤怠管理システムがあります。適切なシステムを選ぶために、比較検討を行います。

 

導入計画の策定

選定したシステムの導入計画を策定します。この計画には、導入のスケジュールや必要なリソースなどが含まれます。

 

システム導入のための準備

システム導入のための準備を行います。この準備には、システム設定やデータの移行などが含まれます。

 

システムのテストと運用開始

システムをテストし、問題がなければ運用を開始します。Saasで提供されている勤怠管理システムの中には、無料プランで始められるものもあります。まずは、無料で使える範囲で試してみて、本当に使えそうなら有料プランを本格導入することもできるでしょう。

 

運用・保守・アップグレードの管理

運用を開始した後も、システムの保守・アップグレードなどの管理が必要です。適切な管理を行うことで、システムを適切に運用することができます。

クラウドサービスを利用する場合は、メンテナンス費用は利用料金に含まれています。

 

勤怠管理システムの失敗例

勤怠管理システムは、非常に便利ですが、導入に失敗したというケースもあります。例えば以下のような失敗例があります。

 

データの移行に失敗

従来のタイムカードシステムから勤怠管理システムへデータを移行する際に、データの欠落や不正データが生じることがあります。

例えば、以前に使用していたタイムカードシステムと新しい勤怠管理システムでデータ形式が異なる場合、データの移行作業中に問題が発生する可能性があります。また、データを移行する際にデータの整合性が保てなかったり、重要なデータが抜けてしまったりすることもあります。

 

操作方法の誤り

勤怠管理システムは操作方法が異なる場合があります。従業員がシステムの操作方法を誤って行うと、誤ったデータが生じてしまいます。

例えば、打刻方法やシステムの機能に慣れていない社員が誤って打刻をすることや、設定ミスによって正常に勤怠が記録されないなどがあります。このような場合、システムを導入する前に適切なトレーニングやマニュアルの確認などが必要になります。

 

機能不足

勤怠管理システムは、その機能や設計によって、必要な機能を満たせない場合があります。これは、システム導入後に従業員の作業効率が低下し、失敗につながります。

例えば、静脈認証システムを導入したが、冷え性の女性スタッフはなかなか認証できなくて困った、という事例があります。

また、導入した勤怠管理システムがフレックス制や夜勤に対応しておらず、自社の勤務体制に対応できなかったという致命的な選択ミスをしてしまった企業もあります。

 

システムの不具合:

勤怠管理システムはコンピューターシステムであるため、システムの不具合やメンテナンスの問題が発生する場合があります。

特に、時間帯（特に朝）によってサーバが重くなって打刻ができないことがあるといったトラブルがよく報告されています。

 

このような失敗例を踏まえて、システム導入前には、事前準備やシステムの選定を慎重に行うことが重要です。

 

まとめ

この記事では、勤怠管理システムの概要と、導入のメリット・デメリットについて詳しく解説しました。

勤怠管理システムの導入は、労働力の有効活用や効率的な経営を実現するために欠かせません。従来のタイムカードの打刻方法や手作業による勤怠管理と比較して、勤怠管理システムには多くのメリットがあります。

 

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• 社員の要求処理（有給、残業、遅刻、早退）

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このような基本機能に加えて、顔認証システムや指紋認証システム、業務システムと連携させたり、必要に応じたカスタマイズ開発も可能です。

 

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