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口コミから見る勤怠管理システム導入のメリットと選ぶ際のポイント

Rabiloo

2021-11-24

これまでの勤怠管理はタイムカードの打刻とEXCELで行うのが一般的でしたが、「勤怠管理システム」を導入する企業が急速に増えています。

 

働き方改革に伴う法改正や、コロナ禍に伴うテレワークや在宅勤務など、従来の勤怠管理の方法では通用しなくなってきました。

 

このため、多くの中小企業で勤怠管理システムの導入が検討されています。

 

しかし、あまりにもたくさんの勤怠管理システムが市場に参入してきているため、選ぶのに苦労されているのではないでしょうか?

 

この記事では、

 

  • 勤怠管理システムを導入するならどのようなメリットがあるか
  • 勤怠管理システムを導入する方法
  • 勤怠管理システムを選ぶ際にどんな点に気をつければよいか

 

こういったテーマについて取り上げたいと思います。特に、勤怠管理システムの口コミから、ユーザーがどんな点を不満に感じているかをピックアップして、選ぶ際のポイントとしてご紹介します。

 

勤怠管理システムの導入の比較検討の際に、参考にしていただけると嬉しいです。

 

勤怠管理システムを導入するメリット

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勤怠管理システムとは、従業員の労働開始から終了までを監視し、労働時間を管理するシステムです。ICカード、生体認証、モバイルアプリやウェブブラウザからなど、さまざまな方法で打刻することができます。

 

勤怠管理システムを利用することで得られるメリットを5つ取り上げましょう。

 

メリット①労務管理がしやすくなる

タイムカードで退勤を管理する場合、毎月の給与計算の際にデータを手入力しなければなりません。勤怠管理システムは勤務時間のデータを自動で保存できるため、手入力による手間や転記ミスを防ぎ、正確に給与計算を行うことができます。

 

また、働き方改革に伴う法改正によって、従業員の労働時間を適正に把握するために、適正な記録・保管が義務付けられましたが、勤怠管理システムを導入することで、法律要件に沿って従業員の労働時間の管理が適切かつ容易に行えるようになります。

 

メリット②不正打刻の防止

タイムカードでの勤怠管理では、遅刻したときや早退した時に他人に代わりに打刻してもらうなどの不正打刻が行われることもありました。さらに手書きの場合は、遅刻をごまかしたり、不正な記録をすることも可能でした。

 

しかし勤怠管理システムでは、生体認証など本人しかできない打刻機能を選択できるため、他人による不正打刻を防止することができます。またGPSで位置情報を伴った打刻を行なうことができるため、出張先や、テレワークでも不正打刻を防ぐことが可能になります。

 

メリット③休暇申請の管理

勤怠管理システムでは、休暇申請・遅刻・早退申請の機能を備えたものを選ぶことができます。

 

従来は書面で上司に申請し、許可を得るまでに手間と時間がかかりましたが、パソコンやスートフォン上から手軽に行えるようになります。

 

また、誰が承認者となるのか、どのような順番で承認するのか自由に設定することができ、さらに誰が承認待ちなのか、そのフローも見える化することができます。

 

同じように、打刻ミスの修正の申請も同じように行なうことができます。

 

メリット④複数の打刻機能

勤務管理システムではさまざまな打刻を行なうことができます。スマホやPCからの打刻に加えて、ICカードや指紋認証・顔認証などの生体認証システム、GPSを利用した打刻などさまざまな機能をつけることが可能になります。

 

メリット⑤さまざまな勤務形態に対応できる

従来のタイムカードでの勤怠管理は、コロナ禍での在宅勤務やテレワークでは対応できませんでした。

 

さらに、スマートフォンと連携した勤怠管理システムでは、出張や直行直帰が多い業務形態の勤怠管理にも柔軟に対応することができます。

 

 

勤怠管理システムを導入する方法

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さまざまな業務形態に合わせた勤怠管理システムのパッケージが各社から提供されています。

 

大きく分けて、オンプレミス(自社サーバで運用、PCなどにインストールする)かクラウドで提供されています。

 

クラウド型の勤怠管理システムは初期費用も安く、無料で利用できるプランもあります。小規模の企業では、打刻した人数分だけ利用料がかかるプランが人気を集めています。

 

しかし自社業務に合ったパッケージをどうしても見つけらない場合があります。あるいは給与システムなど他のシステムと連携したいという要望もあるかもしれません。

 

その場合は、既存のパッケージを無理にカスタマイズするよりも、スクラッチ開発(1からオーダーメイドで開発)を検討することも選択肢のひとつです。

 

口コミから見る勤怠管理システムのチェックポイント

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実際「勤怠管理システム」と検索すると無数に選択肢が出てきて、圧倒されてしまいます。

 

しかし、選択肢が多すぎるのも困りものです。

 

心理学の有名な法則に「ジャムの法則」というものがあります。選択肢が多すぎるとかえって選べなくなってしまう心理状況に陥ってしまうという法則です。

 

そのため、以下の4つの点をしっかり押さえてふるいにかけていくと良いでしょう。

 

  • 自社の勤務形態に合っているか
  • 欲しいと思っている機能が入っているか
  • 従業員が使いやすいと感じるか
  • サポート体制はしっかりしているか

 

パッケージ勤務管理システムの口コミを横断的に見ていくと、後悔や使いにくい、といった声も上がっています。こうした消極的な口コミを見ると、どんなポイントで失敗するのかが見えてくるので参考にできます。

 

自社の勤務形態に合っているか

  • フレックス制など変則的な勤務に対応していなかった
  • 複数店舗に所属している社員の登録が重複するため計算が面倒
  • 休みの設定が土日祝しか入っていないので休みが不定期な仕事では使いづらい
  • Macに対応していない
  • 夜勤に対応していない
  • 外出の多い勤務では不便
  • 外部ツールとの連携が複雑
  • ガラケーに非対応
  • 自己申告制になるのでリモートワーク時の不正が発覚しづらい

 

欲しいと思っている機能があるか

  • 給与計算ができない
  • スマホからの打刻ミスの修正ができない
  • ボタンの押し間違えに対応できない
  • 勤務表出力ができない
  • 生体認証システムがない
  • アラート機能がないので打刻忘れが多くなる

 

従業員が使いやすいと思っているか

  • 打刻忘れの証明が面倒
  • 時間帯(特に朝)によってサーバが重くなって打刻ができない時がある
  • 休みの申請が使いにくい
  • 入力漏れの確認を締日に電話やメールでいちいち行わなければならないので不便
  • 指紋認証の精度が悪い
  • シフトを毎回手入力しなければならない
  • 他のツールとの連携ができないので不便
  • 無駄なマニュアル操作が多い
  • ボタンが押しにくい
  • 静脈認証システムは冷え性の女性スタッフは認証できないことが多くて困った
  • 毎回ログインが面倒
  • 勤務状況を逐一監視されているようで息が詰まりそう

サポート体制はしっかりしているか

  • 低額プランなのでサーバがすぐ重くなる
  • サポート体制が悪い
  • システムが不安定

 

小規模企業の場合、無料プランや格安プランの勤怠管理システムはコストが押さえられて魅力的ですが、注意が必要です。

 

なぜならそうしたサービスは安い分、サーバがすぐ重くなったり、有料プランにしないとほとんど機能が使えなかったりすることもあるからです。

 

実際の口コミを見ると不満の声も多く上がっています。結局は他社に乗り換えを検討中だという書き込みも見受けられます。

 

勤怠管理システムを比較検討する際は、無料お試しプランのあるサービスを使いながら検討することがおすすめです。

 

さらに上記で挙げた、自社の勤務形態に合ったもの、かつ従業員にとって使いやすい勤怠管理システムを選ぶようになさってください。

 

シンプルで便利なWeekly

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弊社Rabiloo(ラビロー)はベトナム・ハノイに本拠地を置くソフトウェア開発企業です。

実際に弊社ではラビローが自社製作したWeeklyという勤怠管理システムを用いています。

 

Weeklyは非常にシンプルですが使いやすい会社管理システムです。

 

オフィス出勤の場合はICカードでの打刻、リモートワークの場合はWeeklyウェブアプリから、位置情報と顔撮影を伴った打刻を行います。

 

さらに、アプリからは休暇・遅刻・早退申請も簡単に行うことができ、承認者の設定、進捗状況などもすべて関係する部門全員が見えるようになっています。

 

打刻忘れや、修正などもウェブアプリから簡単に行なうことができ、連携もスムーズです。

 

さらに、会議室の予約や、OKR(目標設定)、プロジェクトの管理タスクツールなど弊社業務に最低限必要な機能を自ら実装し、社内業務効率化のために使っています。

 

現在は自社のみで使用していますが、将来的にはパッケージとしてライセンス販売・SaaS提供を計画しています。

 

もちろん、ご希望であればWeeklyを今すぐご利用いただくことも可能です。ぜひご相談ください。

 

Weeklyの勤怠管理システムの機能

  • 社員の要求処理(有給、残業、遅刻、早退)
  • 人事書類管理
  • 労働時間管理
  • 企業組織管理
  • 勤怠データ管理

 

さらにWeeklyに加えて、全く新たな勤怠管理システムをスクラッチ開発することも可能です。

 

その場合、1から開発するのではなく、すでに開発した勤怠管理システムのソースコードを応用して開発できるため、工数もコストも押さえて開発することが可能です。

 

さらにラビローは、顔認証システム技術の研究開発にも成功しています。顔認証システムを組み合わせた勤怠管理システムの開発も可能です。

 

もし貴社が現在、勤怠管理システムを比較検討なさっていて、自社の勤務形態に合った手頃なパッケージが見つからない、あるいは最初からスクラッチで勤怠管理システムを開発したいとお考えの場合、ぜひラビローにお声掛けください。

 

ラビローのWeeklyのように、自社の業務に必要な機能を備えた勤怠管理システムをオーダーメイドで作成することができます。

 

まとめ

本記事では、勤怠管理システム導入のメリットと、勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて解説してきました。

 

勤怠管理システムの導入をご検討中の方の参考になれば嬉しいです。

 

また、Weeklyや勤怠管理システムのスクラッチ開発に関するお問い合わせもお待ちしております。

 

ご相談・お見積りは無料です。

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