Sự phổ biến của hệ thống ERP bắt nguồn từ khả năng quản lý mọi khía cạnh của quy trình kinh doanh trong một doanh nghiệp. ERP giúp nhân viên đơn giản hóa việc điều hướng các hoạt động phức tạp bằng các cung cấp dữ liệu chính xác theo thời gian thực, đồng thời hỗ trợ tự động hóa các quy trình làm việc khác. Hệ thống này cần trích xuất dữ liệu từ nhiều module khác nhau được thiết kế để hỗ trợ lẫn nhau Chúng bao gồm nhiều đa dạng các chức năng và Rabiloo sẽ phân tích điều đó trong bài viết dưới đây.

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được thiết kế để quản lý và tổ chức mọi hoạt động kinh doanh cơ bản của một doanh nghiệp. Nó bao gồm nhiều ứng dụng và chức năng để hỗ trợ việc quản lý doanh nghiệp.

Hệ thống ERP - Enterprise Resource Planning là gì?

Mục tiêu chính của ERP là cung cấp một nền tảng duy nhất và thống nhất để theo dõi và quản lý mọi hoạt động kinh doanh, từ quy trình sản xuất đến dịch vụ khách hàng và tài chính. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường sự hiệu quả, giảm thiểu rủi ro sai sót và cung cấp thông tin quản lý chính xác và kịp thời.

Xem thêm: 9 lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Những Module trong hệ thống ERP

Hệ thống ERP có đa dạng các loại module khác nhau, mỗi module được thiết kế dành riêng cho một khía cạnh cụ thể của quy trình kinh doanh. Các module được trang bị bộ công cụ riêng, phục vụ cho các mục đích và chức năng khác nhau. Khi tích hợp hệ thống ERP vào doanh nghiệp, điều quan trọng nhất chính là doanh nghiệp phải đánh giá cụ thể nhu cầu của mình và lựa chọn module phù hợp. Dưới đây là những module chính thường có trong hệ thống ERP, đóng vai trò quan trọng trong việc đưa doanh nghiệp lên một tầm cao mới.

Những Module trong hệ thống ERP

1. Quản lý Tài Chính

Module quản lý tài chính trong ERP là một trong những công cụ hữu ích nhất, nếu không muốn nói là quan trọng nhất mà doanh nghiệp có thể triển khai, Từ kế toán đến quản lý ngân sách, đây là trái tim của sự ổn định tài chính. Một công cụ quản lý tài chính hiệu quả được tích hợp trong hệ thống ERP sẽ giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp từ các dữ liệu được thu thập từ các phòng ban.Dựa vào đây, module sẽ tạo ra những bào cáo tài chính có giá trị như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán và báo cáo thuế vụ. Những báo cáo này giúp nhà quản trị nắm bắt được tổng quan về doanh nghiệp và làm nền tảng để họ đưa ra những quyết định liên quan đến vận hành các hoạt động của doanh nghiệp.

Về bản chất, hệ thống ERP tập trung vào khả năng tổng hợp quy trình làm việc và thông tin. Việc sử dụng các module về tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tổng hợp và quản lý dòng tiền. Từ dây, phần mềm hỗ trợ nhà quản trị xây dựng kế hoạch tài chính cho từng phòng ban dựa trên ngân sách sẵn có và kiểm soát các chi phí phát sinh.

2. Quản lý Sản Xuất

Quản lý sản xuất là một module quan trọng trong hệ thống ERP. Các doanh nghiệp thường sử dụng module này để lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo công suất của các thiết bị máy móc và sự sẵn có của nguyen liệu cần cho quá trình sản xuất. Module cho phép doanh nghiệp theo dõi hàng hóa trong quá trình sản xuất theo kế hoạch dự kiến đã được đề ra. 

Tương tự với các module khác trong ERP, module quản lý sản xuất cũng thu thập và cập nhật các dữ liệ từ các phòng ban theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản trị kiểm soát hoạt động sản xuất, phân chia nhân lực và tối ưu chi phí sản xuất. Ngoài ra, phần mềm quản lý sản xuất còn có khả năng cung cấp cảnh báo về lỗi và dự đoán bảo trì máy móc, giúp doanh nghiệp khắc phục vấn đề này một cách nhanh chóng để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra mà không bị gián đoạn.

Các biểu đồ và báo cáo sản xuất được cập nhật đều đặn, kết hợp với dữ liệu tích hợp từ các module khác trong ERP, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa sử dụng lao động và vật liệu.

Hơn nữa, trung bình, module này có thể dự đoán thời gian sản xuất của một sản phẩm cụ thể để so sánh mức cung ứng hàng hóa so với nhu cầu dự báo và lập kế hoạch sản xuất đủ để giao hàng đúng hẹn.

3. Quản lý Nhân Sự

Module quản lý nhân sự là nơi lưu trữ cơ sở dữ liệu chi tiết về nguồn nhân lực của toàn doanh nghiệp, bao gồm thông tin về tuyển dụng, hợp đồng lao động, quản lý chấm công, tính lương... Module này giúp các nhà quản trị theo dõi thời gian làm việc và năng suất lao động của nhân viên, đồng thời theo dõi số ngày phép nghỉ có lương hoặc không lương của họ. Dữ liệu được thu thập và sắp xếp theo vị trí, phòng ban trong doanh nghiệp, giúp nhà quản trị và ban lãnh đạo nắm bắt được thông tin về toàn đoanh nghiệp. Module nhân sự giúp tổ chức theo dõi thông tin nhân viên, quản lý quá trình tuyển dụng, và duy trì chính sách nhân sự một cách hiệu quả, qua đó xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

Module quản lý nhân sự được tích hợp liên kết với các module khác trong hệ thống như quản lý sản xuất, quản lý tài chính. Nhờ vậy, nhà quản trị sẽ có cái nhìn bao quát toàn diện về doanh nghiệp hơn. Module này cũng được thiết kế để đơn giản hóa công việc của bộ phận Nhân sự, giảm tải lữu trữ giấy tờ, tiết kiệm thời gian và nhân lực.

4. Quản lý Quan Hệ Khách Hàng (CRM)

Xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng là điều quan trọng với mọi doanh nghiệp, đó là lý do tại sao việc triển khai module Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong hệ thống ERP. Phần mềm sẽ cung cấp một cách toàn diện để quản lý mối quan hệ với khách hàng. Từ thông tin liên hệ đến chiến lược tiếp thị, nó giúp doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm khách hàng đặc sắc.

Module này được thiết kế để hỗ trợ quản lý khách hàng, mở rộng cơ hội kinh doanh và cải thiện quy trình bán hàng. Nó tích hợp các tính năng quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) cơ bản, bao gồm danh sách liên hệ, lịch sử tương tác và phân tích cơ bản. Những tính năng này là các thành phần cốt lõi của CRM, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể cung cấp các ưu đãi sản phẩm phù hợp nhất cho khách hàng dựa trên các yếu tố như lịch sử mua hàng của họ.

5. Quản lý Kho

Module quản lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho, quản lý đơn đặt hàng, và tối ưu hóa các quy trình xuất nhập khẩu, đảm bảo độ chính xác cao.

Để giảm thiểu các hoạt động kiểm kê thủ công, mà thường đòi hỏi sự sử dụng đội ngũ nhân lực lớn, module quản lý kho trong ERP có thể tích hợp nhiều công nghệ quản lý kho thông minh. Bằng cách quét mã Barcode/QR Code một lần, hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin về hàng hóa, kết nối với các phần mềm liên quan để thực hiện quy trình nhập/xuất kho nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng.

Việc đảm bảo chính xác về số lượng hàng tồn trong các kho là điều quan trọng để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sử dụng kho một cách hiệu quả. Hệ thống cung cấp báo cáo về lượng hàng tồn kho theo từng giờ, từng tuần, giúp kiểm soát kho một cách chặt chẽ hơn. Điều này hỗ trợ trong việc tính toán hiệu suất sử dụng vốn, cắt giảm các chi phí không cần thiết, tối ưu hóa quy trình kho và tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp.

6. Quản lý Chuỗi Cung Ứng

Quản lý chuỗi cung ứng trong ERP tối ưu hóa quy trình từ nhà cung ứng đến sản xuất và phân phối, đảm bảo sự liên kết mạch lạc trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Module quản lý chuỗi cung ứng rất hữu ích trong hệ thống ERP, giúp nhà quản trị theo dõi mọi bước liên quan đến vận chuyển hàng hóa một cách chi tiết nhất. Quá trình này diễn ra theo chuỗi, từ các nhà cung cấp nhỏ đến những nhà cung cấp lớn, nhà sản xuất sau đó đến các nhà phân phối và cuối cùng là đến các nhà bản lẻ hoặc khách hàng. Các quy trình liên quan đến sản phẩm như hoàn hàng, đổi hàng hoặc hoàn tiền đều có thể được quản lý thông qua module quản lý chuỗi cung ứng.

7. Quản lý Quá trình Mua hàng 

Đây là phần mềm quản lý quá trình mua sắm nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất. Phần mềm quản lý mua hàng tích hợp trong hệ thống ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch đảm bảo nguồn cung để duy trì hoạt động. Những người quản lý có thể theo dõi lượng tồn kho thông qua sự kết nối chặt chẽ với phần mềm quản lý kho vận và sản xuất. Module này hỗ trợ xây dựng quy trình mua hàng chuẩn, xác định các nhà cung cấp tiềm năng, đánh giá chất lượng, thương lượng giá, và tạo đơn đặt hàng.

Tương tự như các module khác trong hệ thống ERP, những người quản lý có thể theo dõi mọi hoạt động mua sắm thông qua các biểu đồ báo cáo trực quan, từ đó kiểm soát chặt chẽ cả về số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào. Ngoài ra, quản lý mua sắm hiệu quả còn giúp tối ưu hóa số lượng hàng tồn kho, tiết kiệm không gian lưu trữ và giảm chi phí đầu vào.

8. Tự Động Hóa Marketing 

Module tự động hóa Marketing trong hệ thống ERP được thiết kế để quản lý nhiều chiến dịch marketing. Các chiến dịch này có thể được tổ chức thông qua các kênh trực tuyển như mạng xã hội, tin nhắn, website và email. Hệ thống ERP sẽ tự động gửi các email thông tin về chiến dịch của doanh nghiệp đến khách hàng theo lịch được lên trước. 

Bên cạnh khả năng cung cấp những thông tin chi tiết về các chiến dịch, module này cũng giúp đo lường hiệu suất, phân tích số liệu và lập kế hoạch cho các chiến dịch marketing khác trong tương lai. Điều này mang đến lợi ích cho doanh nghiệp trong việc tăng doanh số bán hàng, khả năngtheo dõi tình hình theo thời gian thực và lòng trung thành của khách hàng với mình. 

Kết luận

Các module trong ERP đều có sự liên kết chặt chẽ, tạo thành một quy trình đóng, thống nhất, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động mượt mà. Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra những giá trị lớn cho doanh nghiệp cụ thể và cả thị trường nói chung. Doanh nghiệp không chỉ đang đầu tư vào một hệ thống, mà là vào sự linh hoạt và tính toàn diện của một nền tảng quản lý đa nhiệm.