Sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp về quy mô nhân sự, dịch vụ, quy trình, đặt ra các vấn đề về quản lý cũng khai thác tiềm lực của công ty một cách tối ưu và tiết kiệm chi phí. ERP ra đời để giải quyết các bài toán đó, hệ thống này được ví von như “trợ thủ đắc lực” giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện và tối ưu hóa quy trình làm việc. Vậy hệ thống ERP là gì? Liệu ERP có những đặc điểm nổi trội nào có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh không? Rabiloo sẽ giải đáp những thắc mắc đó của doanh nghiệp ngay sau đây. 

ERP là gì?

Theo Microsoft, ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa và quản lý quy trình hoạt động kinh doanh cốt lõi để đặt được hiệu suất tối ưu. ERP sẽ có vai trò điều phối các dòng dữ liệu từ các quy trình kinh doanh của công ty, tổng hợp và cung cấp thành một nguồn thông tin duy nhất, giúp tối ưu hoạt động của toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ERP còn có khả năng liên kết quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, các hoạt động kinh doanh, báo cáo, sản xuất, nhân sự của doanh nghiệp trên một nền tảng số duy nhất. 

ERP là phần mềm giúp doanh nghiệp tự động hóa và quản lý quy trình hoạt động kinh doanh

Hệ thống ERP tập chung vào khả năng thu thập và tổng hợp dữ liệu, gỡ bỏ rào cản giữa các bộ phận. Điều này giúp quá trình phân tích diễn ra hiệu quả, giải quyết xung đột dữ liệu và thúc đẩy cải tiến quy trình. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và tăng cường hiệu suất làm việc khi nhân viên dành ít thời gian hơn để tìm kiếm dữ liệu cần thiết

Tổng thể, ERP không chỉ là một hệ thống phần mềm quản lý, mà còn là một chiến lược quản lý toàn diện để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và linh hoạt trong môi trường kinh doanh đầy thách thức ngày nay.

Đặc điểm của hệ thống ERP

Tích hợp toàn diện 

Hệ thống ERP tích hợp nhiều chức năng khác nhau như quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, và nhiều ứng dụng khác vào một hệ thống duy nhất. Sự tích hợp toàn diện này tạo nên sự liền mạch và thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữ các phong ban trong toàn tổ chức, loại bỏ những giai đoạn thừa. 

Đồng bộ hóa thông tin

Với khả năng tích hợp mọi chức năng trong một hệ thống, ERP tạo ra một nguồn thông tin chung và đồng bộ. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán, đồng thời tăng độ tin cậy của dữ liệu trong doanh nghiệp

Tính tự động hóa cao 

Tính tự động hóa là một trong những đặc điểm quan trọng của hệ thống ERP. Và để hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp, Hệ thống ERP liên tục được cập nhật và tích hợp các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI) hay các xu hướng như Internet of Things (IoT). Điều này khiến doanh nghiệp giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công, hạn chế những lỗi do con người và tăng cường khả năng linh hoạt và độ tin cậy của các quy trình. Đồng thời, nhờ vậy, ERP giúp tối ưu hóa nguồn lực và tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Tính tự động hóa cao của ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tăng cường khả năng linh hoạt và đáp ứng đối với thách thức thay đổi liên tục trong môi trường kinh doanh.

Linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh

Hệ thống ERP cung cấp tính linh hoạt trong việc thích ứng với các quy trình kinh doanh độc đáo của từng doanh nghiệp. Hệ thống này không đơn thuần là một bộ giải pháp cứng nhắc mà có khả năng linh hoạt, điều chỉnh được theo sự biến động của môi trường kinh doanh.

Tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao của ERP giúp doanh nghiệp tự do điều chỉnh quy trình kinh doanh để đáp ứng nhu cầu cụ thể và tận dụng những cơ hội mới mà không cần phải dựa hoàn toàn vào các giải pháp tiêu biểu. Điều này tạo ra một môi trường quản lý linh hoạt và có thể điều chỉnh được theo thời gian.

Tính phân quyền và bảo mật cao

Hệ thống ERP được thiết kế với cơ chế phân quyền để kiểm soát quyền truy cập dữ liệu và bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Cụ thể, ERP cung cấp chức năng kiểm soát truy cập chi tiết, cho phép người quản trị quy định rõ quyền hạn của từng người dùng. Người dùng chỉ có thể truy cập và thực hiện các chức năng cụ thể dựa trên vai trò của họ. Bên cạnh đó, hệ thống ERP cho phép tạo và quản lý vai trò người truy cập. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý, đặc biệt là khi có nhiều người cùng sử dụng trong doanh nghiệp.

Mặc dù ERP thường có tính bảo mật cao, nhưng việc duy trì an ninh vẫn là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú ý và cập nhật liên tục để đối mặt với các mối đe dọa bảo mật ngày càng phức tạp. ERP cho phép quản trị viên xác định và áp dụng các chính sách bảo mật, đảm bảo rằng mọi người dùng tuân thủ các nguyên tắc và tiêu chuẩn an toàn.

Hỗ trợ tích hợp Cloud Computing (Điện toán đám mây) và truy cập từ xa 

Một số hệ thống ERP hỗ trợ triển khai trên đám mây và cho phép truy cập từ xa, tăng cường sự linh hoạt và khả năng làm việc từ mọi nơi. Và tính tích hợp đám mây và khả năng truy cập từ xa giúp doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của môi trường đám mây, tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và di động cho nhân viên và đối tác kinh doanh

Ưu điểm và nhược điểm 

Ưu điểm: 

• Tính tổng thể và tích hợp: ERP cung cấp một góc nhìn tổng thể về mọi hoạt động kinh doanh và tích hợp nhiều chức năng khác nhau vào một hệ thống duy nhất.

• Quản Lý Dữ Liệu Hiệu Quả: ERP giúp quản lý và tổ chức dữ liệu hiệu quả, tạo ra nguồn thông tin đồng bộ và chính xác.

• Linh Hoạt và Tùy Chỉnh: ERP thường có khả năng linh hoạt và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

• Khả Năng Tương Tác: Tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc tích cực.

• Hỗ trợ tăng cường bảo mật: ERP được cập nhật thường xuyên các biện pháp bảo mật để bảo vệ dữ liệu quan trọng và giữ cho hệ thống an toàn.

Nhược điểm: 

• Chi phí triển khai: Triển khai ERP có thể đòi hỏi đầu tư lớn cả về chi phí và thời gian. Điều này có thể là gánh nặng với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực còn hạn chế

• Phức Tạp Trong Quá Trình Tùy Chọn: Việc tùy chọn và triển khai hệ thống ERP có thể phức tạp và đòi hỏi kiến thức chuyên sâu. Điều này có thể là rào cản với các doanh nghiệp mới tiếp xúc với hệ thống ERP. 

• Thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh: Để ERP phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cần thay đổi văn hóa và quy trình kinh doanh của mình để phù hợp với hệ thống. Điều này có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp có quy trình kinh doanh phức tạp hoặc không sẵn sàng thay đổi.

• Cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích: Khi áp dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần một khoảng thời gian để ERP phát huy lợi ích. Nhân viên cần thời gian để thích nghi với hệ thống mới và phát huy được tiềm năng của hệ thống. 

• Dễ dàng thất bại nếu không có chiến lược phù hợp: Nếu không có chiến lược rõ ràng, việc triển khai ERP có thể không đáp ứng được kỳ vọng.

Tại sao hệ thống ERP quan trọng với doanh nghiệp?

Hệ thống ERP đã trở thành một phần quan trọng đối với các doanh nghiệp trong việc sử dụng nguồn lực một cách thông minh và hiệu quả. Chúng có thể giúp nhà lãnh đạo phân phối lại nguồn vốn, nhân sự và tài chính hoặc xây dựng các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm chi phí mà không làm suy giảm chất lượng hoặc năng suất làm việc.

ERP ngày càng cần thiết trong hoạt động doanh nghiệp

Ngoài ra, đây cũng là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch và hợp tác trong công việc. Ví dụ, nhân viên có thể xem chi tiết về tồn kho và đơn đặt hàng của khách hàng hiện tại, sau đó so sánh với đơn đặt hàng mua từ nhà cung cấp và dự báo nhu cầu tương lai. Nếu cần, họ có thể điều chỉnh để tránh các vấn đề. Phần mềm ERP cũng cải thiện khả năng giao tiếp và cộng tác giữa các nhân viên, họ có thể xem trạng thái của các phòng ban khác trước khi đưa ra quyết định hoặc bàn về công việc với phòng ban đó

Với nguồn thông tin được tổng hợp từ các bộ phận, hệ thống ERP cũng cung cấp báo cáo và phân tích có thể làm thay đổi các quyết định của doanh nghiệp. Chuyển đổi kho lưu trữ thông tin lớn thành biểu đồ và đồ thị minh họa rõ ràng xu hướng và giúp mô phỏng kết quả có thể xảy ra là một khả năng của ERP mà các nhà quản lý đánh giá cao.

Kết luận

Với ERP, doanh nghiệp không chỉ có được cái nhìn tổng thể về hoạt động của mình mà còn có khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục.  ERP có thể trở thành chìa khóa để tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Sự linh hoạt và tính tùy chỉnh của nó giúp doanh nghiệp thích ứng và mở rộng, tạo nên cơ sở sự phát triển bền vững.